Τμηματάρχης: Μπουρνά Βούλα
Τηλέφωνο: 210 5225617
E-mail: [email protected]
- Παραλαμβάνει, με όλα τα απαραίτητα στοιχεία και δικαιολογητικά, από τις ορισθείσες κατά περίπτωση και εξ αντικειμένου υπηρεσίες, συγκεντρωμένα και επεξεργασμένα αιτήματα για τη διενέργεια προμηθειών και την παροχή υπηρεσιών όλων των όμοιων και ομοειδών ειδών.
- Ενημερώνεται για τις τρέχουσες τιμές κάθε είδους στην αγορά και τηρεί ηλεκτρονικό αρχείο προμηθευτών ανά κατηγορία.
- Διαβουλεύεται και συνεργάζεται με τις αιτούσες υπηρεσίες ώστε να τεκμηριώνεται αρκούντως η νομιμότητα των αιτούμενων προμηθειών και να διασφαλίζεται η πληρότητα του υποβαλλόμενου φακέλου κάθε αιτήματος.
- Δίνει κατευθυντήριες οδηγίες και συντονίζει τις προεξάρχουσες Δ/νσεις και παραλαμβάνει από αυτές ολοκληρωμένο αίτημα με τις ενοποιημένες τεχνικές προδιαγραφές όσον αφορά τις προμήθειες ανάδειξης Χορηγητών-Προμηθευτών για τρόφιμα, υγρά καύσιμα, φαρμακευτικό – υγειονομικό υλικό και ειδών παντοπωλείου (υλικά καθαριότητας) από κοινού με το τμήμα Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων της Δ/νσης.
- Παραδίδει στο Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων το σχετικό φάκελο με τα απαραίτητα στοιχεία για τη διενέργεια της δημοπρασίας, παραλαμβάνει ακολούθως ολοκληρωμένο το φάκελο δημοπρασίας, ενημερώνει το πρόγραμμα προμηθειών και ενεργεί για την άμεση υλοποίηση σε συνεργασία με τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες.
- Αναζητά, φυλάσσει και διατηρεί ταξινομημένα πρότυπα τεχνικών εκθέσεων και προδιαγραφών για κάθε είδος προμήθειας ή σύμβασης παροχής υπηρεσιών που διενεργεί ο Δήμος, εμπλουτίζοντάς τα σε κάθε αλλαγή του ισχύοντος νομοθετικού πλαισίου.
- Μετά από αίτημα της αρμόδιας επιτροπής παραλαβής διαβιβάζει στο Γενικό Χημείο του Κράτους ή όπου αλλού προβλέπεται για έλεγχο και αξιολόγηση εκείνων των ειδών για τα οποία υπάρχουν ειδικοί όροι στις σχετικές συμβάσεις.
- Ενημερώνεται από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες για την τήρηση των όρων των συμβάσεων, για την εντός των οριζόμενων προθεσμιών παράδοση των υλικών από τους προμηθευτές και κινεί τις προβλεπόμενες διαδικασίες επιβολής κυρώσεων ή χορήγησης παρατάσεων ύστερα από γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου.
- Μεριμνά για την εφαρμογή των κυρώσεων που επιβάλλονται στην περίπτωση κήρυξης προμηθευτή ως έκπτωτου με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου ύστερα από γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου και εισήγηση της εμπλεκόμενης υπηρεσίας.
- Παρέχει κατά τη διαδικασία της ενταλματοποίησης, όταν απαιτείται, τις απαραίτητες διευκρινήσεις, αντικρούει εγγράφως τις γενόμενες παρατηρήσεις και γενικά εξαντλεί όλα τα περιθώρια που παρέχει ο νόμος για την επίτευξη της έκδοσης του χρηματικού εντάλματος πληρωμής.
- Τηρεί το αρχείο των φακέλων προμήθειας με αντίγραφα των δικαιολογητικών, προβαίνοντας τελικά στην καταστροφή τους, μέσω της ανακύκλωσης, μετά την παρέλευση του απαιτούμενου χρόνου διατήρησής τους.
- Διεκπεραιώνει τις εργασίες που αφορούν στην γραμματειακή υποστήριξη της Διεύθυνσης.
- Διεκπεραιώνει την αλληλογραφία της Διεύθυνσης, τηρεί το πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων και το αρχείο αλληλογραφίας της Διεύθυνσης.
- Επικοινωνεί με τα τμήματα για τυχόν προβλήματα και εκτελεί εντολές του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης για όλα τα θέματα που αφορούν αυτά.
- Μεριμνά διά των ανταποκριτών του Τμήματος για την ανταπόκριση της υπηρεσίας στα συστήματα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων – CRM)